GB/T 41304.3-2025 知识管理方法和工具 第3部分：会议知识管理

　　ICS 03. 100.40 CCS A 01

　　中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准

　　GB/T 41304.3—2025

　　知识管理方法和工具

　　第 3 部分:会议知识管理

　　Methodsand toolsforknowledgemanagement—

　　Part3:Conferenceknowledgemanagement

　　2025-08-01发布 2026-02-01实施

　　国家市场监督管理总局国家标准化管理委员会

　　

　　发

　　

　　布

　　GB/T 41304.3—2025

　　目 次

　　前言 Ⅲ

　　引言 Ⅳ

　　1 范围 1

　　2 规范性引用文件 1

　　3 术语和定义 1

　　4 总体概述 2

　　4. 1 参考框架 2

　　4. 2 会议目标 2

　　4. 3 会议类型 2

　　5 知识资源管理 3

　　5. 1 会议准备 3

　　5. 2 会议召开 3

　　5. 3 会议总结 4

　　6 会议过程管理 4

　　6. 1 会议准备 4

　　6. 2 会议召开 5

　　6. 3 会议总结 5

　　6. 4 数据分析 6

　　6. 5 知识保护 6

　　7 会议知识管理系统 7

　　7. 1 会议人员管理 7

　　7. 2 会议预定管理 7

　　7. 3 会议内容管理 7

　　7. 4 会议决策督办管理 8

　　7. 5 知识活动 8

　　7. 6 网络传输安全 9

　　7. 7 网络信息安全管理 9

　　7. 8 个人信息安全管理 9

　　参考文献 10

　　Ⅰ

　　GB/T 41304.3—2025

　　前 言

　　本文件按照 GB/T 1. 1—2020《标准化工作导则 第 1部分 :标准化文件的结构和起草规则》的规定起草 。

　　本文件是 GB/T 41304《知识管理方法和工具》的第 3部分 。GB/T 41304已经发布了以下部分 :

　　— 第 1部分 :工艺知识管理 ;

　　— 第 2部分 :设计理性知识建模 ;

　　— 第 3部分 :会议知识管理 ;

　　— 第 4部分 :知识萃取 ;

　　— 第 5部分 :组织知识管理成熟度评估 。

　　请注意本文件的某些内容可能涉及专利 。本文件的发布机构不承担识别专利的责任 。

　　本文件由国家知识产权局提出 。

　　本文件由全国知识管理标准化技术委员会(SAC/TC554)归 口 。

　　本文件起草单位 :厦门市众科佰联标准化服务有限公司 、中国标准化研究院 、昆山联滔电子有限公司 、北京中科标准科技集团有限公司 、江西省质量和标准化研究院 、德阳市重装检测有限责任公司 、北京信息科技大学 、泸州东南高速公路发展有限公司 。

　　本文件主要起草人 :岳高峰、曾小凡、陈桂莲、王淑敏、罗贤娟、高亮、孙明儿、刘守华、刘子涵、陈星曈、金春华 、朱翔宇 、李征泉 、王林 、王世有 、许其容 。

　　Ⅲ

　　GB/T 41304.3—2025

　　引 言

　　会议是知识密集型活动 ,也是进行思想碰撞 、头脑风暴的平台 。会议过程是知识创造 、共享和保护的重要应用场景 。会议在组织中也是一种常用的沟通交流 、工作布置 、知识分享的方法和工具 ,是组织运行管理的重要部分 。会议知识的识别 、获取 、存储 、使用和保护是组织知识管理的重要内容 。 随着数字化 、网络化 、智能化技术的广泛应用 ,会议的 日程安排 、联系人管理 、会议记录 、会议纪要 、知识保护等进入数字化时代 ,对会议知识管理的软件也提出了基本功能要求 。本文件为组织知识管理提供一种基本方法和工具 ,也为会议知识管理的相关软件工具的开发 、测试提供技术依据或参考 。

　　知识管理方法和工具旨在确立知识的获取 、存储 、共享 、应用的准 则 , GB/T 41304拟 由 5 个 部 分构成 。

　　— 第 1部分 :工艺知识管理 。 目的在于确立工艺知识的概念 、边界和范围 、分类及表达 。

　　— 第 2部分 :设计理性知识建模 。 目的在于确立设计理性知识建模的通用方法 。

　　— 第 3部分 :会议知识管理 。 目的在于确立会议知识管理的方法 ,并为相关会议管理软件工具的开发 、测评和改进提供技术依据或参考 。

　　— 第 4部分 :知识萃取 。 目的在于规范知识萃取的原则 ,提供知识萃取的流程和方法 。

　　— 第 5部分 :组织知识管理成熟度评估 。 目的在于对组织知识管理的能力进行评估 。

　　Ⅳ

　　GB/T 41304.3—2025

　　知识管理方法和工具

　　第 3 部分:会议知识管理

　　1 范围

　　本文件规定了面向组织(含企业 、科研院所 、政府机构 、高等院校 、社会团体等组织)各类会议知识管理的通用技术框架以及会议准备 、会议召开和会议总结阶段知识的识别 、获取 、存储 、分享 、使用和保护等要求 。

　　本文件适用于组织的会议过程知识管理 , 以及会议知识管理系统的设计 、开发 、测评和改进等 。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款 。其中 , 注 日期的引用文件 ,仅该日期对应的版本适用于本文件 ;不注日期的引用文件 ,其最新版本(包括所有的修改单) 适用于本文件 。

　　GB/T 30269. 807 信息技术 传感器网络 第 807部分 :测试 : 网络传输安全

　　GB/T 30520—2014 会议分类和术语

　　GB/T 35273 信息安全技术 个人信息安全规范

　　GB/T 40645 信息安全技术 互联网信息服务安全通用要求

　　3 术语和定义

　　GB/T 30520—2014界定的以及下列术语和定义适用于本文件 。

　　3. 1

　　知识 knowledge

　　通过学习 、实践或探索所获得的认识 、判断或技能 。

　　[来源 :GB/T 23703. 2—2010, 2. 1] 3.2

　　会议 meeting

　　在特定的时间和空间 ,通过发言 、讨论 、演示 、商议 、表决等多种形式以达到议事协调 、交流信息 、传播知识 、推介联络等目的的一定人数的群体活动 。

　　[来源 :GB/T 30520—2014, 3. 1. 1,有修改] 3.3

　　会议议程 meeting agenda

　　载有会议时间 、地点 、议题 、演讲人 、社交活动等会议安排的程序表 。

　　[来源 :GB/T 30520—2014, 3. 4. 1,有修改] 3.4

　　会议记录 meeting minutes

　　记录会议情况和信息的书面材料 。

　　1

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　　3.5

　　会议纪要 meetingsummary

　　记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种公文 。

　　注 : 与会议记录不同 ,会议记录只是一种客观的纪实材料 ,记录每个人的发言 ,而会议纪要则集中 、综合地反映会议的主要议定事项 ,起具体指导和规范的作用 。

　　4 总体概述

　　4. 1 参考框架

　　会议知识管理参考框架从会议准备 、会议召开 、会议总结等环节给出了会议知识的识别 、获取 、存储 、分享 、使用 、保护等 。见图 1。

　　图 1 参考框架

　　4.2 会议目标

　　根据不同会议类型 ,确定特定会议的预期目标 ,包括但不限于 :

　　a) 工作任务布置 ;

　　b) 重大决策宣布 ;

　　c) 共同决定相关事项 ;

　　d) 学术交流和研讨 ;

　　e) 项目进度沟通和交流 ;

　　f) 项目的启动 、检查 、评审和交付验收 。

　　4.3 会议类型

　　4.3. 1 概述

　　不同类型的会议 ,有不同的会议管理重点和要求 。会议组织者 ,可根据会议举办单位性质 、会议规模 、重要性 、公开程度 、会议形式等进行分别管理 。

　　2

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　　4.3.2 重要性等级

　　根据会议的重要性 ,可分为重要会议 、一般会议 、日常例行会议 。

　　4.3.3 公开程度

　　根据会议公开程度 ,可分为公开 、秘密 、机密 、绝密 。

　　4.3.4 会议形式

　　根据会议是否基于信息网络方式召开 ,分为线下会议 、线上会议和线下线上混合会议 。

　　5 知识资源管理

　　5. 1 会议准备

　　会前知识资源可包括 :

　　a) 会议计划 ;

　　b) 会议通知 ;

　　c) 注册 、缴费材料 ;

　　d) 学术会议征文通知 ;

　　e) 会议论文录用通知 ;

　　f) 大型会议宣传海报 ;

　　g) 会议议程 ;

　　h) 会议文档 :

　　1) 主持词 ,

　　2) 讲话稿 ,

　　3) 演示汇报电子材料 ,

　　4) 会议论文集 ,

　　5) 其他参会人员参阅的相关文档 ;

　　i) 参会人员名单 ;

　　j) 重要参会人员 ;

　　k) 大型会议的入场凭证 。

　　5.2 会议召开

　　会议召开过程中的知识资源包括但不限于 :

　　a) 会场座次安排 ;

　　b) 会议签到表 ,宜包括下列数据 :

　　1) 姓名 ,

　　2) 工作单位 ,

　　3) 职务 ,

　　4) 职称 ,

　　5) 联系电话 ,

　　6) 电子邮箱 ;

　　3

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　　c) 演示汇报材料 :

　　1) 幻灯片 ,

　　2) 音视频 ,

　　3) 图片 ;

　　d) 会议记录 ;

　　e) 摄影摄像 。

　　5.3 会议总结

　　会后的知识资源包括但不限于 :

　　a) 会议记录 ;

　　b) 会议纪要 ;

　　c) 会议总结 :预期目标与实际效果总结与评估 ,如实际会议时长与预期会议时长 、实际参会人员 ;

　　d) 专家联系方式/专家库 ;

　　e) 新闻稿 ;

　　f) 待办事项 ;

　　g) 会议决议事项落实情况 。

　　6 会议过程管理

　　6. 1 会议准备

　　6. 1. 1 制定会议计划

　　对会议工作的开展和实施进行整体规划 ,提出会议管理工作的实施方案 :

　　a) 会议主题的规划 ;

　　b) 参会人员知识规划设计 ;

　　c) 会议时间 、地点 、会议形式等会议方案 。

　　6. 1.2 确定会议形式和主题

　　应根据下列内容确定会议举办方式 :

　　a) 是否包含涉及国家或商业秘密的信息 ;

　　b) 是否需要研讨 、交流和投票 ;

　　c) 是否需要进行会议演示 、画图等 。

　　6. 1.3 准备材料

　　根据会议的类型和规模 ,准备相应会议材料 ,包括会议通知 、会议议程 、会议报告材料等 。

　　6. 1.4 预定会议室

　　预定线下和/或线上会议室 。

　　6. 1.5 发送会议通知

　　根据会议的类型 ,确定会议通知发送的方式和范围 ,会议通知的发送应明确发送范围 、提前发送要求 、会前确认要求和会前准备内容提示等 。

　　4

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　　会议通知发送方式包括 :

　　a) 纸件通知 ;

　　b) 扫描件或传真通知 ;

　　c) 即时通信工具通知 ;

　　d) 短信通知 ;

　　e) 电话通知 。

　　6.2 会议召开

　　6.2. 1 时间管理

　　主持人可通过举牌提醒等方式控制会议时间 ,确保重点会议内容能得到有效讨论 ,关键会议内容能得到相应会议时间 。

　　6.2.2 会议记录

　　通过笔录 、录音 、音视频录制 、照相等多种方式记录会议内容 ,包括会议时间 、会议地点 、参会人员 、会议主题 、主持人 、关键人员的照片 、发言内容和重要观点等知识 。

　　对于有特殊要求的会议 ,根据相应要求进行记录 。

　　6.2.3 协同管理

　　对于重要会议 ,可采取多种措施确保会议协同 。对于会议协同的数字化 、智能化和网络化要求 ,应满足 :

　　a) 主持人做好发言顺序管理 ,支持全体静音 、全员禁言等功能 ;

　　b) 支持异地参会人员的会议接入 ,能观看和聆听会议演示材料 、会议现场 , 能参与会议的讨论和发言 ;

　　c) 支持同一个知识小组(项目组 、同事)内部的交流分享 ,共同参与会议讨论 ;

　　d) 查看参会人员名单 ;

　　e) 支持会议投票功能 ;

　　f) 支持参会人员更改实名 ;

　　g) 支持主持人或管理员的广播消息和公告 ;

　　h) 支持会议进入申请 、离开会议 、结束会议等功能 。

　　6.3 会议总结

　　6.3. 1 会议记录管理

　　会后应做好会议记录的整理和推送 :

　　a) 对会议记录进行加工整理 ,确保不疏漏关键内容/知识点 ;

　　b) 整理会议录制的音视频材料 ,确保在一定范围内共享 ;

　　c) 对会议记录进行编号和存储管理 。

　　6.3.2 会议纪要管理

　　对于特定会议 ,宜起草会议纪要 ,将达成共识和会议重点讨论的内容写入会议纪要 :

　　a) 总结会议时间 、地点 、参会人员 、会议主题及会议内容 ,研讨内容及建议等 ,并将会议纪要分享给主要的参会主要人员 ;

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　　b) 会议纪要宜简明扼要 ,记录关键内容要点 。

　　6.3.3 专家管理

　　对于特定会议的参会专家信息进行管理 ,宜 :

　　a) 建立专家联系方式名单 ,并录入专家的姓名 、职务/职称 、所在单位 、手机号 、电子邮箱 、传真号 、工作电话 、专家领域等信息 ;

　　b) 建立专家即时通信群组前 ,得到专家的同意 。

　　6.3.4 信息发布管理

　　对会议内容进行总结 ,及时通过新闻媒体 、融媒体 、公众号等形式发布会议进展及成果 , 向外界公布信息 ,并在新闻报道之前进行内容审核 。

　　6.3.5 评价和总结

　　对于大型会议 ,宜进行会议总结 :

　　a) 通过问卷调查 、现场访谈交流等方式 ,调查会议过程结果 ,总结问题并改进 ;

　　b) 在会务组范围内 ,总结本次会议过程中收获的会议模板材料 、经验 、方法机制和工作成果 ,为下一次会议管理的组织提供参考 。

　　6.4 数据分析

　　可定期(每季度 、半年 、一年)开展会议开展情况数据分析 ,分析内容包括但不限于 :

　　a) 会议完成率 = 完成归档的会议数 / 计划会议数 ;

　　b) 会议出席率 = 出席会议的人数 / 应出席会议的人数 ;

　　d) 参会次数 。

　　c) 会议归档周期 = 会议归档 日期 - 会议召开日期 ;

　　6.5 知识保护

　　会议涉及的知识保护符合 :

　　a) 保护会议相关的著作权 ,应在显著位置标记著作权及其权属所有人信息 ,并提示不得转载 ,如转载则加著作权来源等信息 ;

　　b) 会议材料中不应包含商业秘密内容 ;

　　c) 对于组织内部拥有重要知识的员工 ,确保在会议中交流分享之前 ,不涉及关键技术内容 ;

　　d) 对于可公开的但需要保护的知识 ,确保申请专利等保护措施 ;

　　e) 会议资料处理为版式文档 ;

　　f) 会议材料添加水印 ;

　　g) 提前向主持人和发言人发送关于知识产权的告知函及免责声明 ;

　　h) 会议过程中演讲材料的使用 ,例如分发 、公开共享等处理应提前告知演讲人 ,并获得演讲人的同意 ;

　　i) 对于不进行公开的会议内容 ,在会议开始前 ,提示参会人员不可对演示材料进行拍照 ,不可记录等要求 ;

　　j) 涉密会议严禁录音 、录像 、对外公开 ;

　　k) 会议结束 ,会议材料及时回收 ;

　　l) 会议资料的归档整理 。

　　6

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　　7 会议知识管理系统

　　7. 1 会议人员管理

　　7. 1. 1 会务人员

　　确定会务组织者 ,组织开展和实施会议 ,协调会议资源 。

　　7. 1.2 专家

　　梳理与会专家个人基本信息 、通信联系方式 、研究领域等信息 ,录入专家资源库进行系统管理 。

　　7. 1.3 主持人

　　会务人员需与会议主持人员充分沟通 ,确定会议流程 、时长 、会议设备和资源等 。

　　7. 1.4 参会人员

　　对确定邀请的参会人员 ,确定参会人员名单 、单位 、联系方式 、人数等 ;对不确定身份的参会人员 ,可采取调查问卷 、平台统计等方式 , 了解参会人员信息 。

　　7. 1.5 媒体/新闻记者

　　对于需要广泛宣传报道的会议 ,宜根据情况邀请相关新闻记者参与 ,并确保对新闻通稿内容的准确性 、安全性和发布时间进行审核 。

　　7.2 会议预定管理

　　会议预定应满足的功能要求包括 :

　　a) 会场信息维护 :地点 、环境条件 、空间面积 、电气设备 、会议桌椅摆放布局 、可容纳参会人数等资源条件 ;

　　b) 会议计划 :待开 、未开 、已开会议情况 ;

　　c) 会议预约 :会议室查询 、预约及取消 ;

　　d) 会议通知发送 :根据会议主题 、会议形式 、参会人员等信息 ,可通过邮件 、短信 、OA 系统等方式进行群发 ;

　　e) 参会提醒 :根据需求设置提前一天 、会议前若干分钟等 ,及时提醒与会人员参会 。

　　7.3 会议内容管理

　　会议内容应满足下列要求 :

　　a) 会议签到 ;

　　b) 会议视频录制 ;

　　c) 会议发言文本生成 ;

　　d) 自动化识别会议发言内容 ;

　　e) 标记关键字 ,形成会议摘要信息 ;

　　f) 禁忌词管理 ;

　　g) 投票记录 ;

　　h) 资料共享 ;

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　　i) 直播流 ;

　　注 : 直播流指会议系统向用户提供的实时音视频直播流量 。

　　j) 纪要生成与推送 。

　　7.4 会议决策督办管理

　　会议决策督办应满足下列要求 :

　　a) 待办事项 ;

　　b) 任务流程追踪 ;

　　c) 工作要求 ;

　　d) 时间表 。

　　7.5 知识活动

　　7.5. 1 识别

　　对于会议材料 ,可实现自动化的内容扫描和识别 ,识别出宜采取保护措施的关键内容 、敏感信息 。可识别出会议中的关键知识 ,包括关键专家 、关键知识内容和需要采取特定保护措施的知识 。

　　7.5.2 获取

　　通过录音 、录制视频 、会议记录等方式 ,采集演讲人员的知识和内容 ,并进行质量和安全控制 。在会议知识获取过程中 ,可采用自动化技术 ,协助实现知识获取 :

　　a) 通过登录 ID号识别演讲人员 ;

　　b) 通过语音 、图像等模式识别技术 , 自动化采集会议演讲人员的内容 ;

　　c) 自动化语音识别 ,转为纯文本格式 ;

　　d) 自动会议记录和摘要 ;

　　e) 识别关键词和主题 ;

　　f) 自动化的语言翻译 。

　　7.5.3 存储

　　应根据会议的重要性要求 ,对纸质材料 、光盘 、其他介质等存储的会议材料进行分别编号 、存储 、归档 ,包括但不限于 :

　　a) 会议通知 ;

　　b) 会议议程 ;

　　c) 会议记录(含笔录 、录音 、录像等方式的记录) ;

　　d) 会议纪要 ;

　　e) 专家联系方式及专业领域特长备注 ;

　　f) 会议材料(对会议材料分享范围进行标注 ,例如公开 、内部 、特定小组范围) 。

　　在会议知识存储过程中 ,可采用形式化存储 ,并满足下列要求 :

　　a) 对会议材料实现分类分级的存储 ;

　　b) 对会议材料进行标识或编码 ;

　　c) 自动记录会议人员联系信息 ;

　　d) 对人员敏感信息进行脱敏处理 ;

　　e) 采取保护措施 ,避免个人隐私 、个人信息泄露 ,例如生 日 、身份证号 、银行卡号等 。

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　　7.5.4 分享

　　在进行知识资源分享时 ,宜考虑知识共享范围 、知识产权保护要求和商业秘密保护要求 。对于特定的会议 ,应明确知识分享的范围 、途径和内容等方面的要求 ,包括但不限于 :

　　a) 会议文档知识分享的受众范围 ;

　　b) 会议通知 、会议材料(会议纪要 、会议记录 、会议录音 、会议视频等) 、参会人员名单 、联系方式等是否能对外公开 ;

　　c) 会议报告材料分享前征得报告人的同意和授权 。

　　7.5.5 使用

　　知识资源在一定范围内进行分析加工 ,主动推送给相关人员留存和使用 。推送的内容 ,根据情况可包括会议通知 、参会人员名单 、会议纪要 、会议照片等 。

　　7.6 网络传输安全

　　网络传输安全应符合 GB/T 30269. 807的规定 。

　　7.7 网络信息安全管理

　　网络信息安全应满足 GB/T 40645 的规定 。

　　7. 8 个人信息安全管理

　　个人信息安全应满足 GB/T 35273的规定 。

　　9

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　　参 考 文 献

　　[1] GB/T 23703. 2—2010 知识管理 第 2 部分 :术语

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