GB/T 31913-2015 文书类电子文件形成办理系统通用功能要求

　　ICS 35. 080 L 73

　　中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准

　　GB/T 31913—2015

　　文书类电子文件形成办理系统

　　通用功能要求

　　Generalfunctionalrequirementsforadministrativeelectronicrecords

　　creation and transaction system

　　2015-09-11发布 2016-05-01实施

　　中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局中 国 国 家 标 准 化 管 理 委 员 会

　　发

　　布

　　GB/T 31913—2015

　　前 言

　　本标准按照 GB/T 1. 1—2009给出的规则起草 。

　　本标准由国家密码管理局提出并归 口 。

　　本标准起草单位 :江苏省委办公厅 、南京大学 。

　　本标准主要起草人 :石进 、包丰 、姚思远 、王平 、吴宇浩 、金灿 、王倩 、刘悦琦 。

　　引 言

　　为了适应我国电子文件形成办理的现实需要 ,指导电子文件形成办理系统的建设和使用 ,提升信息化环境下电子文件形成办理的规范化水平 ,特制定本标准 。

　　文书类电子文件形成办理系统

　　通用功能要求

　　1 范围

　　本标准规 定 了 文 书 类 电 子 文 件 形 成 办 理 系 统 (Administrative Electronic Records Creation and Transaction System , AERCTS)的业务 、管理 、可选等通用功能性要求 。

　　本标准适用于机关 、团体 、企事业单位和其他社会组织对文书类电子文件形成办理系统的建设 、使用和评估 ,也可供科研教学机构参考 。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的 。凡是注 日期的引用文件 ,仅注 日期的版本适用于本文件 。凡是不注日期的引用文件 ,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 。

　　GB/T 7156—2003 文献保密等级代码与标识

　　GB/T 7408—2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

　　GB 11714—1997 全国组织机构代码编制规则

　　GB/T 18391(所有部分) 信息技术 元数据注册系统(MDR)

　　GB/T 29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求

　　DA/T 32—2005 公务电子邮件归档与管理规则

　　DA/T 46—2009 文书类电子文件元数据方案

　　3 术语和定义

　　GB/T 29194—2012、DA/T 46—2009界定的以及下列术语和定义适用于本文件 。 为了便于使用 ,以下重复列出了 GB/T 29194—2012、DA/T 46—2009中的某些术语和定义 。

　　3. 1

　　电子文件 electronicrecords

　　机关 、团体 、企事业单位和其他社会组织在处理公务过程中 ,通过计算机等电子设备形成 、办理 、传输和存储的文字 、图表 、图像 、音频 、视频等不同形式的电子信息记录 。

　　3.2

　　文书类电子文件 administrativeelectronicrecords

　　反映党务 、政务 、生产经营管理等各项管理活动的电子文件 。

　　[DA/T 46—2009,定义 3. 2] 3.3

　　电子文件形成 creation ofelectronicrecords

　　文书类电子文件通过电子设备从无到有的生成过程 ,包括起草 、审核 、签发环节 。

　　3.4

　　电子文件办理 transaction ofelectronicrecords

　　在文件形成后相关人员围绕电子文件进行的一系列办理过程 ,包括发送办理和接收办理两部分 。

　　3.5

　　电子文件形成办理系统 electronicrecordscreation and transaction system

　　应用于电子文件形成办理单位 , 旨在规范电子文件形成和办理流程 , 同时实施电子化操作的业务系统 。

　　3.6

　　电子签章 electronicseal

　　建立在数字签名技术基础上对实物印章的模拟 ,与传统的手写签名 、盖章具有相同可视效果 ,且能保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性 。

　　3.7

　　起草 draft

　　文件起草者根据负责人的相关意见拟制电子文稿的过程 。

　　3. 8

　　审核 check

　　对送请签发的电子文件进行的综合性审查 ,是对电子文件内容 、体式 、文字和手续等进行全面审查 、修改的加工过程 。

　　3.9

　　签发 endorsement

　　电子文件经负责人审核同意后签字发出的过程 。

　　3. 10

　　会签 countersign

　　电子文件签发的一种特殊形式 , 即多个机关单位/部门负责人或同一机关单位的多个负责人会同合签一份文件 。

　　3. 11

　　复核 re-check

　　对已审核过的文件进行再次审核的过程 ,在电子文件发送办理中表示对签发后的电子文件的审核 ,复核内容包括电子文件的审批手续 、内容 、文种 、格式等 。

　　3. 12

　　发送登记 send registration

　　对拟发出的电子文件的相关信息进行记录 , 以备管理和查询 。

　　3. 13

　　印制 print

　　包括电子文件的版式生成和电子文件打印 。

　　3. 14

　　核发 check and release

　　电子文件印制完毕后 ,对电子文件的文字 、格式和印刷质量进行检查后分发 。

　　3. 15

　　签收 sign in

　　收件人按规定的程序和要求进行电子文件接收并签名(章) , 同时向来文单位发送电子回执的过程 。

　　3. 16

　　接收登记 receiveregistration

　　对收到的电子文件的主要信息和办理情况进行详细记录的活动 。

　　3. 17

　　初审 review

　　在电子文件接收登记后 ,对该电子文件是否应由本机关(单位)办理 、涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 、其内容格式是否符合要求进行初步审核 。

　　3. 18

　　承办 undertake

　　通过对电子文件的阅读 、贯彻执行与办理(或回复) ,而使电子文件内容所针对的事务与问题得以处理和解决的活动 。

　　3. 19

　　拟办 devisehandling

　　对接收文件如何处理提出初步意见 , 以供相关负责人审核决定 。

　　3.20

　　批办 ratifyhandling

　　相关负责人对某份电子文件如何办理所作的指示性意见 。

　　3.21

　　传阅 passround forperusal

　　由电子文件处理部门负责组织 ,将经过处理 、加工或整理的电子文件在多个部门或多位负责人(工作人员)之间传递 、运转 ,使其了解 、知悉电子文件内容及办理情况的过程 。

　　3.22

　　催办 press

　　对电子文件的办理进展情况的督促工作 。

　　3.23

　　答复 reply

　　机关单位在电子文件办理完毕时对发文机关作出的回复 ,并根据需要告知相关单位 。

　　3.24

　　办结 close

　　包括发送办结以及接收办结 ,是对发送办理或者接收办理过程中产生的一切过程文件 、元数据以及日志记录单等进行整理并存储 。

　　3.25

　　处理单 processingform

　　随电子文件一起运转的文件记录 ,用以记录电子文件形成办理过程中的处理意见 ,包括发送处理单和接收处理单 。

　　3.26

　　登记单 registration form

　　电子文件形成办理过程中发送登记或接收登记时形成的文件记录 ,包括发送登记单和接收登记单 。

　　3.27

　　元数据 metadata

　　描述电子文件的背景 、内容 、结构及其整个管理过程的数据 。

　　[GB/T 29194—2012,定义 3. 11]

　　3.28

　　电子签名 electronicsignature

　　以电子形式所含 、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据 。

　　[GB/T 29194—2012,定义 3. 32]

　　3.29

　　离线利用 offlineaccess

　　在不连网 , 即离线(也称下线 、下网 、脱机)的状态下 ,使用离线存储设备从文书类电子文件形成办理系统(AERCTS)中读取电子文件 ,进行相关操作的利用方式 。

　　4 总则

　　4. 1 系统定位

　　电子文件生命周期中 ,一般经历三种类型的系统 , 即电子文件形成办理系统 、电子文件管理系统和电子文件长期保存系统 。文书类电子文件形成办理系统属于电子文件形成办理系统 , 主要为文书类电子文件提供从形成到办理这一过程中所涉及的业务功能 ,并提供与其他系统连接的数据接 口 。 电子文件管理系统负责从形成办理系统中捕获电子文件 ,维护文件之间 、文件和业务之间的各种关联 ,支持查询利用 ,并以有序的 、系统的 、可审计的方式进行处置 。文书类电子文件形成办理系统可作为一个独立系统存在 ,也可作为一个子系统或功能模块与其他业务系统或电子文件管理系统同属于一个信息系统 。而电子文件长期保存系统则以正确的和长期有效的方式维护电子文件并提供利用 。文书类电子文件形成办理系统与电子文件形成办理系统 、电子文件管理系统 、电子文件长期保存系统等三类系统之间的逻辑关系如图 1所示 。

　　图 1 文书类电子文件形成办理系统定位

　　4.2 功能架构

　　本标准分别规定了文书类电子文件形成办理系统业务功能要求 、管理功能要求和可选功能要求 。其中 ,业务功能要求主要从文书类电子文件形成办理的业务需求角度提出 ,主要包括 :总体要求 、电子文件形成 、电子文件发送办理 、电子文件接收办理 、电子文件检索 、电子文件管理 。管理功能要求从系统管理的角度出发 ,提出了配合业务需要的管理要求 ,主要包括系统管理 、元数据管理 、流程管理 、安全管理 、接口管理 。可选功能要求是对不同级别的机关单位根据实际业务需要提出的要求 ,包括离线利用 、导入与导出和性能要求 。文书类电子文件形成办理系统功能架构如图 2所示 。

　　图 2 文书类电子文件形成办理系统功能架构图

　　本标准规定的每一个功能要求以及非功能性要求的条款 ,均具备约束性声明 ,用以说明该要求的约束性程度 ,分必选和可选两种 。必选表示应采用 ,可选表示可根据用户需要选用或不选用 。

　　4.3 法律法规遵从

　　系统的功能设计遵守电子文件处理 、安全管理等方面法律 、法规和规章的规定 ,符合电子文件格式 、电子文件处理业务和信息技术等方面国家标准和行业标准的要求 。特定机构使用的 AERCTS,还应满足本机构内部的制度规范 。

　　5 业务功能要求

　　5. 1 总体要求

　　对文书类电子文件形成办理提出总体性的业务要求 ,如表 1所示 。

　　表 1 文书类电子文件形成办理总体性业务要求

　　5.2 电子文件形成

　　5.2. 1 起草

　　在文书类电子文件形成阶段的起草功能要求如表 2所示 。

　　表 2 文书类电子文件在形成阶段的起草功能要求

　　表 2 (续)

　　5.2.2 审核

　　在文书类电子文件形成阶段的审核功能要求如表 3所示 。

　　表 3 文书类电子文件在形成阶段的审核功能要求

　　5.2.3 签发

　　在电子文件形成阶段的签发功能要求如表 4所示 。

　　表 4 文书类电子文件在形成阶段的签发功能要求

　　5.3 电子文件发送办理

　　5.3. 1 复核

　　文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求如表 5所示 。

　　表 5 文书类电子文件在发送办理阶段的复核功能要求

　　5.3.2 登记

　　文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求如表 6所示 。

　　表 6 文书类电子文件在发送办理阶段的登记功能要求

　　5.3.3 印制

　　文书类电子文件在发送办理阶段的印制功能要求如表 7所示 。

　　表 7 文书类电子文件在发送办理阶段的印制功能要求

　　5.3.4 核发

　　文书类电子文件在发送办理阶段的核发功能要求如表 8所示 。

　　表 8 文书类电子文件在发送办理阶段的核发功能要求

　　5.3.5 发送办结

　　文书类电子文件在发送办理阶段的发送办结功能要求如表 9所示 。

　　表 9 文书类电子文件在发送办理阶段的发送办结功能要求

　　5.4 电子文件接收办理

　　5.4. 1 签收

　　文书类电子文件在接收办理阶段的签收功能要求如表 10所示 。

　　表 10 文书类电子文件在接收办理阶段的签收功能要求

　　5.4.2 登记

　　文书类电子文件在接收办理阶段的登记功能要求如表 11所示 。

　　表 11 文书类电子文件在接收办理阶段的登记功能要求

　　5.4.3 初审

　　文书类电子文件在接收办理阶段的初审功能要求如表 12所示 。

　　表 12 文书类电子文件在接收办理阶段的初审功能要求

　　5.4.4 承办

　　文书类电子文件在接收办理阶段的承办功能要求如表 13所示 。

　　表 13 文书类电子文件在接收办理阶段的承办功能要求

　　5.4.5 传阅

　　文书类电子文件在接收办理阶段的传阅功能要求如表 14所示 。

　　表 14 文书类电子文件在接收办理阶段的传阅功能要求

　　5.4.6 催办

　　文书类电子文件在接收办理阶段的催办功能要求如表 15所示 。

　　表 15 文书类电子文件在接收办理阶段的催办功能要求

　　5.4.7 答复

　　文书类电子文件在接收办理阶段的答复功能要求如表 16所示 。

　　表 16 文书类电子文件在接收办理阶段的答复功能要求

　　5.4. 8 接收办结

　　文书类电子文件在接收办理阶段的接收办结功能要求如表 17所示 。

　　表 17 文书类电子文件在接收办理阶段的接收办结功能要求

　　5.5 电子文件检索

　　AERCTS应提供多种检索途径和输出功能 ,满足不同用户需求 ,实现电子文件及其元数据的检索 。文书类电子文件的检索功能要求如表 18所示 。

　　表 18 文书类电子文件的检索功能要求

　　表 18 (续)

　　5.6 电子文件管理

　　5.6. 1 文件生成

　　文书类电子文件的生成功能要求如表 19所示 。

　　表 19 文书类电子文件的生成功能要求

　　5.6.2 分类方案

　　分类方案是对电子文件进行系统标识和组织整理的依据 , 系统要具备支持机构按照履行职能中形成电子文件的类型 ,建立和维护符合自身实际分类方案的功能 。

　　文书类电子文件的分类方案功能要求如表 20所示 。

　　表 20 文书类电子文件的分类方案功能要求

　　5.6.3 文件维护

　　文书类电子文件的维护功能要求如表 21所示 。

　　表 21 文书类电子文件的维护功能要求

　　5.6.4 统计管理

　　AERCTS能够提供系统中各类管理对象的统计信息 。文书类电子文件的统计管理功能要求如表 22

　　所示 。

　　表 22 文书类电子文件的统计管理功能要求

　　6 管理功能要求

　　6. 1 系统管理

　　系统管理功能要求管理员实现系统用户和资源的管理 、系统功能的配置 、操作权限的分配 ,在确保文件可用的同时不泄露敏感信息 , 同时对系统运行的各方面表现进行监控并作出报告 。

　　6. 1. 1 总体要求

　　文书类电子文件形成办理系统管理的总体要求如表 23所示 。

　　表 23 系统管理总体要求

　　6. 1.2 系统报告

　　AERCTS应对系统全程实施监控管理 ,采用标准报告 、专题报告 、统计报告 、临时报告等形式监控系统的活动和状态 。 系统报告的功能要求如表 24所示 。

　　表 24 系统报告的功能要求

　　6.2 元数据管理

　　6.2. 1 概述

　　元数据既是 AERCTS重要的管理对象 ,又是 AERCTS管理文件的基本工具 。元数据形成 、利用和管理都贯穿于电子文件形成办理的整个过程中 。

　　6.2.2 元数据方案建立

　　本条规定元数据方案定义 、注册与配置相关的内容 。文书类电子文件形成办理系统的元数据遵循GB/T 18391(所有部分)的规定 ,元数据方案建立的功能要求如表 25所示 。

　　表 25 元数据方案建立的功能要求

　　表 25 (续)

　　6.2.3 元数据方案维护

　　本条规定元数据方案的维护 ,包括元数据的 修 改 和 删 除 功 能 。 元 数 据 方 案 维 护 功 能 要 求 如 表 26所示 。

　　表 26 元数据方案维护功能要求

　　6.2.4 元数据值的管理

　　元数据值的管理功能要求如表 27所示 。

　　表 27 元数据值的管理功能要求

　　6.3 流程管理

　　流程管理功能要求如表 28所示 。

　　表 28 流程管理功能要求

　　表 28 (续)

　　6.4 安全管理

　　6.4. 1 概述

　　安全管理主要是为保障电子文件形成办理的业务安全 ,应遵循相关的安全技术标准规范实施 。

　　6.4.2 身份认证与访问控制

　　身份认证与访问控制功能要求如表 29所示 。

　　表 29 身份认证与访问控制功能要求

　　6.4.3 备份与恢复

　　备份与恢复功能要求如表 30所示 。

　　表 30 备份与恢复功能要求

　　6.4.4 完整性检测

　　完整性检测功能要求如表 31所示 。

　　表 31 完整性检测功能要求

　　6.4.5 电子签章

　　电子签章功能要求如表 32所示 。

　　表 32 电子签章功能要求

　　表 32 (续)

　　6.5 接口管理

　　AERCTS应支持与多类应用系统的接 口 ,鼓励按照不同业务系统 、管理系统的要求拓展功能 。 接口管理功能要求如表 33所示 。

　　表 33 接口管理功能要求

　　7 可选功能要求

　　7. 1 离线利用

　　离线利用是在不能连入 AERCTS系统进行操作而又应使用 AERCTS内电子文件的情况下 ,使用离线存储设备从 AERCTS中读取电子文件进行相关操作的过程 。AERCTS所使用的离线存储设备应是专用设备 ,不 可 用 于 AERCTS 以 外 的 场 合 。 离 线 使 用 的 存 储 设 备 离 线 使 用 完 毕 后 , 应 重 新 连 入AERCTS系统进行相关的删除 、登记等操作 。离线利用功能要求如表 34所示 。

　　表 34 离线利用功能要求

　　7.2 导入与导出

　　导入与导出功能要求如表 35所示 。

　　表 35 导入与导出功能要求

　　7.3 性能要求

　　性能要求是 AERCTS设计时应考虑的指标 , 它是衡量系统能够在何种程度上满足用户需要的标志 ,其目标实现是在管理和技术共同作用下达到的 。性能指标的满足需要考虑合理的管理措施和具体

　　的技术环境 。 系统性能功能要求如表 36所示 。

　　表 36 性能功能要求